戴尔•卡耐基在《人性的优点全集》中,对如何管理时间谈了自己的看法。
第一个观点是避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,也只能取得20%的成效。你应该将时间花在重要的少数问题上,因为解决这些重要的少数问题,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。
第二个观点是我们每个人每天面对的事情,按照轻重缓急的程度,可以分为四个层次,即重要且紧迫的事,重要但不紧迫的事,紧迫但不重要的事,不紧迫也不重要的事。”他依次把它们定为A、B、C、D四类。
在《掌握自己的时间》这一章,德鲁克告诫:“每一位管理者的时间,都有很大部分是被浪费掉的。表面上看起来,每件事似乎都非办不可,但实际上却毫无意义。” “人都是时间消费者,而大多数人也是时间浪费者。”
对如何有效地管理时间,提出了三条操作性很强的建议:
一是剔除完全不必要做的事情,这些事情即使做了,也完全是浪费时间;
二是最大限度地授权;
三是不要浪费别人的时间。
尊重并善用时间。
尊重并善用时间,有三个要点:
一 是要想高效地管理时间,思想意识比表面形式更重要。有些管理者为了表示对时间的重视,总喜欢制定一个形式上的时间表。其实,如果心中真正重视它,根本不需要制定什么时间表。要知道,制定时间表本身也需要一定的时间。时间,哪怕只有一秒钟,也是极其宝贵的。尊重时间,就要诚心诚意,不能“叶公好龙”。
二 是善用时间就不能搞一些中看不中用的花架子,而要学会惜时如金,学会以效率为先。管理者不要也不必埋头处理常规事件,而要把心思放在处理突发事件上。例如,预算内资金按程序运作就行了,对预算外资金则要严格把关。
三 是相应的配套措施要跟上。
例如,在人员配备上要人尽其事,不能人浮于事;组织建设要健全,不能有缺陷;信息渠道要畅通,不能信息不对称。
努力成为A类或第一象限的管理者
我们可以依据管理者是否珍惜自己的时间、是否珍惜别人的时间这两个标准,像卡耐基那样把管理者分成A、B、C、D四类,或者像柯维那样把管理者划到一、二、三、四这四个象限里。管理者要努力成为A类或第一象限的人,也就是要成为既珍惜自己的时间、又珍惜别人时间的人。